Organizzazione eventi
Il Dipartimento fornisce consulenza per l’organizzazione di eventi scientifici e divulgativi che si svolgano online, in presenza o in modalità mista.
È importante calendarizzare per tempo le iniziative del DAStU inviando una segnalazione in anticipo a ORGANIZZAZIONE EVENTI.
La tipologia di evento che si desidera organizzare, e le necessità di registrazione e/o divulgazione che ne seguono, determinano il tipo di iter da seguire.
Qui di seguito è possibile trovare tutte le informazioni necessarie e i relativi interlocutori EVENTI IN PRESENZA O MISTI / EVENTI ONLINE
1. SPAZI
Verificare la disponibilità di spazi che garantiscano l’adeguata capienza
Informazioni su spazi dipartimentali
logistica-dastu@polimi.it
Prenotazione aule dipartimentali
calendario-aule-dastu@polimi.it
Prenotazione spazi di Ateneo
eventileonardo@polimi.it
2. ISCRIZIONI E PRIVACY
Acquisire le iscrizioni all’evento e l’autorizzazione al trattamento dei dati
- Identificare la persona che gestirà le iscrizioni
I soggetti che possono raccogliere le iscrizioni sono: PTA autorizzato, docenti in qualità di responsabili dell’attività di didattica o di ricerca inerente il tema dell’evento, eventuali tutor o collaboratori all’evento previa autorizzazione. - Predisporre il form di iscrizione tramite Microsoft Forms disponibile su:
www.polimi.it/servizi-online/ > Webmail, storage e altri servizi cloud.
Il form di iscrizione deve prevedere il consenso al trattamento dei dati personali e il consenso alle eventuali riprese e alla diffusione delle stesse.
Il consenso al trattamento dei dati personali si acquisisce con l’inserimento di una checkbox (o simile) nel form di iscrizione per l’espressione del consenso.
Al form deve essere allegata l’informativa all’uso dei dati personali come previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.
In caso di video-registrazione dell’evento/seminario, l’acquisizione ed eventuale diffusione (anche su internet) è lecita solo se le persone coinvolte nell’evento hanno acconsentito alle riprese e hanno acconsentito alla diffusione (anche su internet) della registrazione.
Il consenso al trattamento e all’eventuale uso dei dati personali si intende acquisito se nel form di iscrizione è allegata l’informativa https://www.dastu.polimi.it/informativa-eventi-istituzionali/ che esplicita questo eventuale uso.
Sarà sufficiente inserire il link qui sopra nel form.
>> Le liberatorie e/o i consensi all’uso dei dati personali raccolti in occasione dell’evento e il report delle iscrizioni raccolte tramite form on line devono essere trasmessi all’indirizzo privacy-dastu@polimi.it,
I file devono essere denominati con il COGNOME del DOCENTE ORGANIZZATORE e DATA con di svolgimento dell’evento.
>>Clicca qui per vedere un esempio di form di iscrizione
>> Per la procedura di autorizzazione al trattamento dei dati personali e per informazioni o supporto alla redazione dell’informativa rivolgersi al referente privacy DAStU Laura Casone
privacy-dastu@polimi.it
3. CATERING
Per le convenzioni attive in Ateneo (raccomandato) tutte le informazioni su fornitori, servizi erogati e listini sono reperibili al seguente link: https://documentazione.intranet.polimi.it/come-fare-per/contabilita-e-acquisti/servizi-di-catering/.
Una volta individuato il fornitore in convenzione e ottenuto il preventivo è necessario aprire una RDA
Per tutte le indicazioni su modi e tempi rivolgersi a Liana Frola
liana.frola@polimi.it
4. COMUNICAZIONE
La UOF Comunicazione fornisce consulenza per l’organizzazione di eventi scientifici e divulgativi e supporto per la loro promozione tramite l’utilizzo dei canali di promozione dipartimentali (sito web, newsletter, Facebook, Instagram, Twitter, YouTube).
È importante calendarizzare per tempo le iniziative del DAStU inviando una segnalazione in anticipo a ORGANIZZAZIONE EVENTI.
Per la promozione degli eventi sui canali del DAStU è necessario compilare il FORM COMUNICAZIONE EVENTI disponibile al seguente link, presente anche in calce alla newsletter settimanale.
Per informazioni o supporto scrivere a
comunicazione-dastu@polimi.it
EVENTI ONLINE – Vademecum
1. ISCRIZIONI E PRIVACY
Acquisire le iscrizioni all’evento e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali
- Identificare la persona che gestirà le iscrizioni
I soggetti che possono raccogliere le iscrizioni sono: PTA autorizzato, docenti in qualità di responsabili dell’attività di didattica o di ricerca inerente il tema dell’evento, eventuali tutor o collaboratori all’evento previa autorizzazione.
- Predisporre il form di iscrizione tramite Microsoft Forms disponibile su:
www.polimi.it >servizi on line > Webmail, storage e altri servizi cloud.
Il form di iscrizione deve prevedere il consenso al trattamento dei dati personali e il consenso alle eventuali riprese e alla diffusione delle stesse.
Il consenso al trattamento dei dati personali si acquisisce con l’inserimento nel form di una checkbox (o strumento simile) per l’espressione del consenso con allegata l’informativa all’uso dei dati personali come previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.
- L’evento sarà registrato?
In caso di video-registrazione dell’evento/seminario, l’acquisizione ed eventuale diffusione (anche su internet) è lecita solo se le persone coinvolte nell’evento hanno acconsentito a essere riprese e hanno acconsentito alla diffusione (anche su internet) della registrazione.
Questo consenso si intende acquisito se nel form di iscrizione è allegata l’informativa https://www.dastu.polimi.it/informativa-eventi-istituzionali/ che esplicita questo eventuale uso.
Sarà sufficiente inserire il link qui sopra nel form.
>> Per la procedura di autorizzazione al trattamento dei dati personali e per informazioni o supporto alla redazione dell’informativa rivolgersi al referente privacy DAStU Laura Casone
privacy-dastu@polimi.it
2. COMUNICAZIONE
La UOF Comunicazione fornisce consulenza per l’organizzazione di eventi scientifici e divulgativi e supporto per la loro promozione tramite l’utilizzo dei canali di promozione dipartimentali (sito web, newsletter, Facebook, Instagram, Twitter, YouTube).
È importante calendarizzare per tempo le iniziative del DAStU inviando una segnalazione in anticipo a ORGANIZZAZIONE EVENTI.
Per la comunicazione di eventi già organizzati sarà invece necessario compilare il FORM COMUNICAZIONE EVENTI che troverete anche in calce alla newsletter settimanale.
Per informazioni o supporto scrivere a
comunicazione-dastu@polimi.it
Ultimo aggiornamento, 11 novembre 2024
