La procedura per la stipula di un contratto di edizione si articola nelle seguenti fasi:

• verifica della disponibilità dei fondi con la referente Uof Amministrazione e contabilità
  costanza.mangione@polimi.it
• verifica se l’editore è iscritto all’Elenco dei Fornitori Servizi Editoriali del DASTU con Rosa Maria Rombolà rosamaria.rombola@polimi.it
• richiesta del preventivo all’editore;
• definizione del contratto di edizione o di un accordo quadro nel caso si intenda avviare la pubblicazione di una Collana editoriale;
• approvazione del contratto con deliberazione del Consiglio di Dipartimento;
• consegna degli Accordi di cessione diritti per testi e immagini da pubblicare;
• verifica e firma da parte del Direttore degli Accordi di cessione diritti;
• procedura di affidamento diretto dei servizi editoriali di stampa, progettazione e composizione grafica utilizzando la piattaforma e – procurement Sintel;
• stipula del contratto;
• stampa e consegna dei volumi;
• fatturazione;
• restituzione al dipartimento della lista di distribuzione dei volumi.

Link utili

Linee guida per la pubblicazione di editoria e materiale didattico per gli studenti

Per stipulare un contratto di edizione possono essere utilizzati solo fondi di autofinanziamento.

Prima di avviare la procedura verificare la possibilità di utilizzo dei fondi contattando la referente Uof Amministrazione e contabilità.

costanza.mangione@polimi.it

Volume cartaceo

• caratteristiche tecniche del volume, periodo di durata del contratto, numero di edizioni previste, tiratura minima per ciascuna edizione, prezzo di copertina;
• costo dei servizi editoriali e di stampa, progettazione e composizione (ex DPR n. 633 del 1972 – Tab. A, Parte II, punto 35) per i quali si applica iva al 4%;
• costo per l’acquisto di eventuali copie per le quali l’iva è assolta dall’editore;
• costo della pubblicazione in open access nel caso sia prevista.

E-book

• caratteristiche tecniche della pubblicazione, periodo di durata del contratto, numero di edizioni, tiratura minima per ciascuna edizione, prezzo di copertina;
• costo per la prestazione del servizio per la quale si applica iva al 22%;
• costo per l’acquisto di eventuali copie per le quali l’iva è assolta dall’editore.

Pubblicazione Open access

• costo per la prestazione del servizio per la quale si applica iva al 22%.

Pubblicazione di collane editoriali o più volumi all’interno di una collana esistente

• preventivo;
• accordo quadro concordato con l’editore nel quale il Responsabile Scientifico della collana assume il ruolo di Rup della procedura di affidamento diretto;
• lettera firmata digitalmente, nella quale il Responsabile Scientifico della collana motiva in modo dettagliato i criteri e le ragioni della scelta dell’editore;
• breve descrizione della pubblicazione da inserire nella Delibera del Consiglio.

Pubblicazione di volume singolo

• preventivo;
• contratto di edizione concordato con l’editore;
• lettera firmata digitalmente nella quale il Responsabile Scientifico motiva in modo dettagliato i criteri e le ragioni della scelta dell’editore;
• breve descrizione della pubblicazione da inserire nella Delibera del Consiglio.

Gli Accordi di Cessione Diritti riguardano i testi e le immagini da pubblicare e sono di due tipi:

• autore singolo, se il volume/contributo è firmato da un unico autore;
• autori multipli, se il volume/contributo è firmato da più autori.

Il curatore del volume si occupa della raccolta degli accordi accertandosi che per tutte le immagini inserite nel testo siano rispettate le norme sul diritto d’autore.
Gli accordi saranno verificati e sottoposti alla firma del Direttore, solo ultimata questa fase si potrà stipulare il contratto di edizione e stampare il volume.

Gli accordi devono essere:

• debitamente compilati con i dati dell’autore e il titolo del volume/contributo;
• nel caso di accordo autore singolo, se l’autore ha redatto più contributi può elencarli in un unico accordo;
• nel caso di accordo autori multipli, se gli stessi autori hanno redatto più contributi possono elencarli in un unico accordo
• firmati in modalità digitale, nel caso di accordo ad autori multipli si procede in sequenza previo salvataggio del documento in formato Pdf

Gli autori sprovvisti di firma digitale potranno firmare l’accordo di cessione diritti in modalità autografa.

Nel caso di più autori dei quali solo alcuni sprovvisti di firma digitale l’accordo verrà sottoscritto con modalità “mista”.
Il documento, firmato in modalità autografa dagli autori sprovvisti di firma digitale, dovrà essere consegnato a Rosa Maria Rombolà (rosamaria.rombola@polimi.it (mailto:rosamaria.rombola@polimi.it)) che crea un originale digitale conforme e lo restituisce per essere sottoscritto da coloro che sono dotati di firma digitale.

La consegna del documento analogico può avvenire secondo le seguenti modalità:

• in originale cartaceo a mano, per posta interna o per posta/corriere;
• spedito via pec all’indirizzo pecasu@cert.polimi.it, indicando nell’oggetto “Accordo cessione diritti Cognome Nome” e allegando, scansione dell’accordo sottoscritto e un documento di identità in corso di validità del firmatario

Le copie saranno spedite dall’Editore alla segreteria del DAStU in Piazza Leonardo da Vinci, 26, edificio 29 “Carta” all’attenzione di: Rosa Maria Rombolà.
Dopo la consegna dei volumi l’Editore potrà emettere la fattura.
Il Dipartimento tratterà una copia del volume per l’archivio del DAStU e si occuperà di spedire le cinque copie destinate alle Biblioteche di Ateneo.
Gli autori/curatori ritireranno le copie presso la segreteria della sede Carta e restituiranno a Rosa Maria Rombolà la lista dei volumi distribuiti.